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1-PRESIDENCE et FONCTIONNEMENT
Le comité se compose statutairement de neuf membres élus qui désignent parmi eux, dans la semaine suivant l’assemblée générale, son Président ainsi que les chargés de fonctions conformément à l’article 13 des statuts.
Les postes sont pourvus pour un an et sont reconductibles sans limitation de durée à l’exception de celui de Président qui ne peut dépasser neuf années consécutives.
Le Président réunira (tous les mois à partir de l’assemblée générale et jusque début décembre) le comité pour contrôler le travail des différentes commissions et arbitrer les décisions qui assurent le fonctionnement de l’association.
Les décisions seront prises à la majorité des membres présents; en cas d’égalité, la voix du Président sera prépondérante.
Un registre sera ouvert et lors de chaque réunion, un compte rendu y sera consigné.
2 – COMMISSION SPORTIVE
La vie sportive de l’association est assurée par la commission sportive qui est composée d’un président, des membres du comité désignés pour cette commission et des capitaines d’équipe.
La commission nommera pour chaque équipe sportive un capitaine ou un responsable qui en assumera le fonctionnement pour une année.
Chaque année la commission établira les règles locales.
Elle veille au bon déroulement des compétitions, arbitre tous les litiges sportifs pouvant survenir et ce de manière souveraine.
Le président de l’association et le président de la commission sportive établissent le calendrier des compétitions locales sur le parcours des Pins et celui des Dunes avec la direction des golfs.
Ils devront tenir compte des disponibilités des parcours (Pins et Dunes), des offres des sponsors (en collaboration avec la commission sponsor) et définir les formules de jeux appropriées aux différentes compétitions.
3 – COMMISSION de DISCIPLINE
Dans le cas où un membre de l’association ou toute autre personne qui aurait manqué aux règles de civilité envers un autre membre ou tiers extérieur à l’association. Ce membre ou toute autre personne pourrait faire l’objet de diverses sanctions allant du simple avertissement jusqu’à l’interdiction de participer aux compétitions ou l’exclusion de l’association.
Le comité, après avis de la commission de discipline, décidera en session extraordinaire de la sanction à appliquer de manière souveraine.
Tout membre de l’association ou joueur extérieur qui se scratchera à plusieurs reprises et sans motif (à l’appréciation du comité de l’épreuve) pourra être interdit de participer provisoirement ou définitivement aux compétitions organisées par l’association.
4 – COMMISSION ECONOMIQUE
Une commission économique composée du président de l’association, du trésorier et de trois autres membres du comité veille à la régularité de toutes les dépenses engagées. Elle se réunira tous les 2 mois pour établir un bilan financier (dépenses et recettes).
Cette même commission devra vérifier la concordance entre les budgets prévisionnels (équipes et manifestations) établis en début d’année et les dépenses réelles engagées.
Deux membres du comité seront responsables du budget de la grande semaine et des cocktails de remise des prix. Ils devront tenir à jour un document qui reprendra pour chaque compétition la date, le nom, le type de compétition, la recette des droits de jeux, le nombre de joueurs inscrits, les dépenses pour chaque cocktail et éventuellement les dépenses pour la dotation de certaines compétitions.
5 – COMMISSION SPONSORS
La commission sponsor sera composée de 2 membres (minimum) du comité et d’autant de membres de l’association que nécessaire en fonction de leurs compétences. Cette commission aura pour mission de contacter les sponsors actuels et de démarcher les sponsors potentiels afin de pouvoir doter les compétitions organisées par l’association. Elle devra rendre compte au comité (tous les 2 mois) du résultat de ses travaux afin de permettre une meilleure coordination avec la commission sportive pour l’établissement du calendrier.
La commission pourra donner un avis au président sur le nombre de green fees attribués (un nombre maximum attribué par sponsor sera décidé par le comité) en remerciement aux sponsors suivant leur fidélité et l’importance de la dotation.
6 – BUDGET
Le trésorier sous l’autorité du Président établira un budget prévisionnel pour l’année suivante et présentera ce budget au comité pour approbation un mois avant la date de l’assemblée générale.
Une ligne budgétaire pour chaque équipe (seniors femmes –& seniors hommes & mid amateur femmes –& mid amateur hommes &challenge hiver femmes & cis et seniors côte d’opale & jeunes & jumelages) sera établie en fonction des budgets prévisionnels présentés par chaque responsable ou capitaine d’équipe.
Il sera prévu une ligne budgétaire pour les cocktails de remise des prix, une ligne budgétaire pour les dotations, une ligne budgétaire pour la grande semaine.
Une enveloppe financière sera votée pour les dépenses exceptionnelles et toutes les autres dépenses devront être présentées au comité pour acceptation avant d’être engagées.
Préalablement à leur règlement, toutes les factures devront être vérifiées et signées nominativement soit par le Président, la commission, le ou les membres du comité qui en ont la charge.
7 – EQUIPES SPORTIVES ET CAPITAINES
Chaque responsable ou capitaine d’équipe devra en début d’année présenter à la commission sportive les prévisions d’engagement de son équipe sur le plan local, régional et national. Ces demandes d’engagement seront accompagnées d’un budget prévisionnel détaillé pour chaque compétition.
Pour toutes les compétitions avec déplacement, chaque responsable ou capitaine d’équipe adressera pour approbation à la commission sportive le nombre de joueurs engagés et le nombre de personnes accompagnantes (encadrement ou caddy).
8 – REGLES et REGLEMENT
Règles applicables à toutes les compétitions organisées par l’association (simples et doubles) :
- Pour participer aux compétitions, une licence en cours de validité et un certificat médical sont obligatoires. Le certificat et la licence devront être enregistrés 5 jours avant la compétition. Les joueurs étrangers devront présenter un certificat de handicap de leur club ou fédération.
- Pour accéder à la dotation, tous les joueurs (sauf les débutants) devront avoir enregistré à la fédération française ou dans leur fédération étrangère au minimum 5 simples au cours de l’année précédente ou 3 simples pour l’année en cours (un certificat pourra être exigé par la commission sportive).
- Toute personne inscrite à une compétition et ne se présentant pas le jour de cette compétition sans justificatif, devra s’acquitter de son droit de jeu avant de pouvoir se réinscrire à une autre compétition.
- Toute personne n’ayant pas été en mesure de s’acquitter de son droit de jeu le jour de la compétition devra régulariser cette situation afin de pouvoir se réinscrire à une autre compétition.
9 – ECOLE DE GOLF
L’école de golf est sous la responsabilité du Pro. Celui-ci peut-être aidé dans l’organisation de diverses manifestations par le capitaine des Jeunes ou des parents d’élèves.
Chaque année, l’association apporte un soutien financier à l’école de Golf, après réalisation d’un budget prévisionnel par le Pro et acceptation par le comité.
Le règlement intérieur de l’école de golf est réalisé par le Pro. Sa consultation est possible par connexion sur le site www.hardelotgolf.com.
Un membre du comité sera chargé des relations avec le Pro.
10 – TARIFS
Les tarifs de la cotisation à l’association ainsi que le montant des droits de jeu afférant aux diverses compétitions seront définis par le comité. Celui-ci établira la liste des réductions et des dispenses de paiement réservées en particulier aux enfants membres de l’association, aux sponsors et à leurs invités.
11 – VALIDITE
Ce règlement intérieur sera entériné par la prochaine assemblée générale (Mars 2013). Toute modification ultérieure par la comité devra être validée par l’Assemblée Générale de l’année suivante.